Haz tu Reconciliación Bancaria Fácil con Quickbooks

Buscando en el Internet acerca de cómo se están haciendo para reconciliar sus cuentas bancarias, me encontré con el problema de que muchos no saben cómo hacerlo, y además se enredan. Muy bien, entonces aquí vengo presentándote una solución. El sistema de Quickbooks tiene un área de reconciliación bancaria que lo hace sencillo para cualquier persona que conoce o NO contabilidad.

En el menu de la Compañía (Company) o en el Menu de Bancos (Banking), dependiendo del Quickbooks que se utilice, entonces podrás entrar a la herramienta de Reconciliación Bancaria. Dentro de esta herramienta te preguntara cosas básicas, como el periodo de reconciliación (mensual siempre) y la cuenta bancaria que vas a reconciliar. Debido a que puedes tener varias cuentas bancarias es importante recalcar que tienes que especificar cuál de las que tienes vas a ejecutar la actividad en ese momento.

Con esto establecido, te presentara una pantalla en donde tendrás tus ingresos (depósitos) y tus egresos (pagos) y podras corroborar esta información con lo que te presenta el banco en tus estados bancarios. Todo lo que ingreses en Quickbooks, para mantenerlo organizado, como todo, tienes que colocarle una buena descripción, asi cuando lo veas podrás identificarlo fácilmente.

Al momento de identificarlos, lo marcas y veras como tu balance en diferencia con relación al bancario será cero (0), entonces podrás generar un reporte a partir de apretar el botón de salvar reconciliación y guardarlos para tus records.

Así de importante y simple es poder comparar y reiterar que lo que está en el banco es lo correcto con relación a lo que tú tienes en tus cuentas registradas. Ahora, no es solo dejarlo en conocimiento, si lo aplicas en la vida puedes hacerlo con el sistema de Quickbooks que garantizado podrás reconciliar sin necesidad de tener un Master en contabilidad.

Me gustaría que me dejarás un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es su principal frustración, a la hora de tratar de utilizar Quickbooks, YO personalmente estaré contestando sus preguntas y comentarios.

Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!

Vanessa Ocampo

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33 respuestas a Haz tu Reconciliación Bancaria Fácil con Quickbooks

  1. COLOMBINA MERCEDES dijo:

    Realmente, como ustedes lo dicen, es cierto estoy haciendo las reconciliaciones por primera vez en qb-enterprice y no me estan saliendo muy bien esas reconciliaciones , en el sentido de que por el momento , la compañia hizo un cambio de un banco a otro y no es podido llevar balance inicial para trasladarlo a la otra cuenta, si el bco. Anterior tenia un balance de 3000.oo como transfiero ese balance a la otra cta. Del bco. Nuevo

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    • Hola Colombina Mercedes,
      Vamos a explicarte dos maneras diferentes y muy sencillas para resolver tu inquietud.
      Estamos asumiendo que ya tienes las dos cuentas bancarias previamente creadas en Quickbooks. Cierto?

      1. Ubícate en “List” (listas) y escoge dentro de las opciones: “Chart of Accounts” (plan de cuentas). Cuando te encuentres allí, selecciona la cuenta nueva de banco (a la que quieres transferir el saldo) y haz doble clic para poder entrar en el movimiento registrado en la cuenta (los depósitos o ingresos a la cuenta, al igual que los pagos o débitos realizados desde esta cuenta).

      Aquí vas a ubicarte en la primera línea sin información que te encuentres disponible para registrar tu transacción y llenar los datos que te va solicitando quickbooks en los campos respectivos, así:

      * Date: Colocas la fecha de la transferencia del saldo.
      * Number: En este espacio puedes colocar opcionalmente “trans” o TR o cualquier abreviatura con la que puedas identificar la transacción que estas realizando.
      * Payer: Coloca el nombre del Banco del cual quieres transferir el dinero.
      * Deposit: Esta es la columna que se encuentra en el extremo derecho. Aquí colocas el valor transferido. Luego en la parte inferior de la ventana o pantalla que te muestra, oprime la opción “Split” y aquí vas a elegir la cuenta bancaria de la cual quieres sacar el dinero (la cuenta anterior o cuenta cerrada). En el “memo” colócale algún comentario o detalle de la transacción que estas realizando como (traslado de la cuenta de “X” a “Y”).

      Finalmente le dices “Record” en la parte inferior derecha y tu transacción ya estará disponible para ser consultada y podrás completar tu conciliación bancaria en Quickbooks.

      2. Ve a “Company” y señala la opción “Make general journal entries”.

      Aquí solo tienes que hacer lo siguiente:

      * Date: Colócale la fecha de la transferencia bancaria.
      * Account: Escoge la cuenta del banco nuevo o al cual quieres realizar la transferencia y en la columna que dice “debit” le vas a colocar el valor que quieres ingresar en la cuenta. Te recomiendo que escribas un comentario en el memo para que tengas una referencia que te aclare lo que estás haciendo. Adicionalmente, en la línea de abajo debes escoger la cuenta de banco anterior o de la cual quieres sacar el dinero y escribir el mismo valor pero esta vez en la columna “credit”, de esta manera esta cuenta será rebajada en la cantidad registrada.

      Por último solo le dices “save & close” y tu transacción estará grabada y disponible para realizar tu conciliación bancaria.

      Esperamos que te haya sido de utilidad y puedas realizar exitosamente tu conciliación.

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      • Colombina Mercedes dijo:

        Gracias, por su respuesta, hice todos los pasos, q. ustedes me dieron, y todo salio perfecto,

        C.M.

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  2. Ivan Zuñiga dijo:

    muy interesante, pero mi pregunta es cuando el banco te manda las famosas Notas de credito y notas de Debito como las registro para que me cuadre la conciliacion en el programa. gras

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    • Hola Ivan,

      Existen dos maneras muy facil:
      1) Cuando estas iniciando la Reconciliacion Bancaria, te da la opcion de colocar el total de las notas de debito y de credito del banco, en la primera pantalla donde colocas el balance del mes.
      2) Haciendo una entrada directamente en el movimiento de la cuenta.

      Gracias

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  3. CataQuint dijo:

    Hola, encontre esta pagina el dia de hoy y me parece perfecta.
    Cree una empresa personal hace unos meses y estoy trancada tratando de contabilizar un prestamo que le hice a la empresa. Me podrias decir como debo meterlo?

    Gracias

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  4. Ivan Zapata dijo:

    Tengo otra pregunta como hago para abrir archivos de Quickbooks Pro 2010 con el Quickbooks Premier 2010, he intentado y me dice que archivo esta encriptado o es una nueva version. o no se puede. gracias por responder la otra pregunta son fantasticos.

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  5. Nancy dijo:

    Hola, hace poco cambiamos la versión de Quickbooks, usaba la versión 2003 pero ahora que la cambiamos no puedo hacer reconciliaciones bancarias, le doy en reports, banking, previous reconciliation report y ahí me aparece la opción de seleccionar la cuenta bancaria, en este caso son 5 diferentes pero solo en una de ellas me da la opción de darle display en las otras 4 a pesar de que aparece que las seleccione, las casillas para seleccionar que tipo de reporte necesito (summary, detail o both) estas casillas aparecen desactivadas y no me da la opción de usarlas, qué puedo hacer?

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    • Hola Nancy,

      Si es que cambiaste de version, anteriormente la misma te permitia ver reportes asi la cuenta no tuviera ningun balance. Actualmente, Quickbooks no te dejara ver ningun reporte sobre cuentas que no tengan ningun balance. Tendrias que ajustar el periodo y asi poder ver los balances anteriores.

      Saludos,

      Vanessa

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  6. luis rafael dijo:

    como yo puedo crear las cuentas y los artículos en el programa quickbook por donde debo de ir lo estoy necesitando

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    • Hola Luis,

      Para crear las cuentas en Quickbooks solo tienes que ingresar en Lists, Chart of accounts (Plan de Cuentas) y en la parte de abajo veras un boton que dice Accounts, y alli puedes, crear, editar o borrar cuentas.

      En cuanto a los articulos, igual, vas a Lists, Items y allo vas y creas, editas o borras items (articulos).

      Muchas Gracias y Saludos,

      Vanessa

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  7. Contabilidad Nicaragua 2012 dijo:

    hola a todo una consulta cuando tienes deposito flotante que el banco lo registro pero la contabilidad no, como se pueden digitar esto en la reconciliacion bancaria en quicbook para que aparesca a nivel de referencia y no como diferencia en el reporte de reconciliacion bancaria.
    Esperare que un experto me conteste mi inquietud

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  8. Yuderka Cabral dijo:

    como imprimo un movimiento donde vea lo que esta en el banco, es decir un reporte donde vea las entradas y salidas del banco por mes.

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  9. Sonatina dijo:

    Que hago si el balance inicial no coincide con el estado de cuenta? (What if my beginning balance doesn’t match my statement) Esto me sucede todos los meses con una cuenta de cheques.

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  10. Dinora dijo:

    hola resulta que hecho la conciliación y ahora me aparece una diferencia y ya estaba conciliando el próximo mes como puedo hacer para modificarla y que me quede conciliada

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  11. alicia dijo:

    DONDE SE HACEN LAS NOTAS DE DEBITO EN QUICKBOKSS 2011

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    • Hola Alicia,

      Sus proveedores le estarían enviando notas de crédito no de débito.

      Quickbooks sí crea notas de crédito y si tiene que emitir estos con un suplidor entonces puede hacerlo manual.

      La nota de débito es cuando un cliente que no acepta los bienes y envió una nota de débito para el proveedor, pero esto no es realmente el método correcto en contabilidad y sigue siendo la tarea de los proveedores decidir si la devolución se abona y la restitución es necesaria, no el cliente.

      Por supuesto, puede crear un formulario de nota de débito mediante la adaptación de una nota de crédito para leer nota de débito.

      Luego cuando llegue la nota de crédito del proveedor sólo se puede editar y cambiar la forma y el credito se hace.

      Espero esto te ayude.

      Saludos y Exitos,

      Vanessa Ocampo

      http://comousarquickbooks.com/

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  12. Otoniel dijo:

    Hola, disculpen, alguien me puede decir como mostrar el memo o la descripción detallada en los reportes, tengo quick books pro 2013, en la anterior versión no tenia problemas, pero en esta versión me despliega un memo general y no el detallado… Gracias!!!!

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  13. jeny sandoval dijo:

    ola vanessa tengo apenas una semana de utilizar quickbooks por primera vez es un excelente sistema contable pero quisiera aprender mas ya que solo me han explicado como ingresar proveedores y gastos y las cuentas las tengo mas que negativas apenas hace dos dias me explicaron la transferencia de una cuentas de ingresos a cuenta corriente de pagos y no creo que ese balance me cuadre me pueden ayudar en lo mas basico para general el balance gracias
    jeny

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    • Hola Jenny

      Por eso he diseñado este Curso, Como Usar Quickbooks en Español, para que todos podamos aprovechar el software en su plenitud y poder realizar todas las tareas contables que requieras para el manejo de la contabilidad de tu empresa. En el mismo enseño paso a paso a como utilizar el software y cuales son los procedimientos mas comunes en las empresas. Ademas vas a tener acceso al Manual de Quickbooks completamente en Español.

      Lo puedes adquirir en http://ComoUsarQuickbooks.com

      Espero esto te ayude.

      Saludos y Exitos,

      Vanessa Ocampo

      http://comousarquickbooks.com/

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  14. María Velasco dijo:

    Como puedo revisar una conciliación bancaria de otro mes que no sea el que esta en curso.

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  15. Alejandro dijo:

    Hola que tal!
    Cómo puedo volver a rehacer una conciliacion ya que me aparece una diferencia en los saldos y ya no puedo modificar porque ya se había cerrado la conciliación.
    Espero me puedas ayudar

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  16. Leslie dijo:

    Hola Vanessa,

    Tengo un credit a favor en una tarjeta de credito, hize el ingreso en credit card charges, pero al hacer la reconciliacion como tengo que ingresarlo ese credito. como un (+) o (-) para que me reste cuendo ingrese otro nuevo cargo cuando me llegue el statemnt el proximo mes?

    Muchas gracias

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    • Hola Leslie,

      Para nosotros es un placer servirte.

      Al recibir un credito tienes que realizar varios pasos: Vaya a la pestaña Banca y haga clic en Gastos de Tarjetas de Crédito.
      En la parte superior izquierda de esta pantalla, Seleccione Credito.
      Seleccione la cuenta de la tarjeta de crédito adecuada.
      Introduzca el proveedor, fecha, importe de la devolución de dinero o el reembolso.
      En el campo Cuenta, seleccione la cuenta inicial que se utilizó cuando se compró el artículo devuelto.
      Luego dele a Guardar.

      Espero esto te ayude.

      Saludos y Exitos,

      Vanessa Ocampo

      http://comousarquickbooks.com/

      http://QuickBooksenEspanol.com

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