Repalda Tu Quickbooks

Es muy importante acostumbrarte a realizar periódicamente un respaldo de tu información, pues lo último que quieres es que por algún motivo toda la información que tienes registrada en Quickbooks se te pierda o dañe. Es mejor tomar medidas de precaución porque no estamos exentos de que algo suceda.

Quickbooks te proporciona varias maneras de crear copias de tu información:

Ubica tu cursor en “file” (archivo) y luego escoges la opción “save copy or back up” (guardar copia). Cuando eliges esta opción, te aparecen automáticamente 3 opciones más:

• “Back up or Copy” Esta opción es para guardar un archivo de la Compañía en caso de pérdida accidental o daño de la información.
• “Portable Company File”: Con esta opción creas una versión compacta de la información financiera de la Compañía para poder enviarla por e-mail o moverla temporalmente a otro computador.
• “Accountant’s  copy”: Versión compacta para tu contador. Tu contador la usará para hacer ajustes que luego podrán ser importados a tu contabilidad.

Todas estas opciones mencionadas arriba son valiosas y debes conocerlas, sin embargo hoy nos concentraremos en la primera opción que es la que se usa con mayor regularidad.

Oprime la opción “Back up or Copy”. Esta opción te muestra a su vez otras dos opciones:

–          Online Back up: Para hacer un resguardo de tu información utilizando Intuit que es el proveedor de Quickbooks.

–          Local Back up : Esta opción es para que guardes la información en un CD, en USB “flash drive” ó en un folder .

Elige la opción “local back up”  y sobre la ventana que te muestra presiona “options” (opciones), allí te mostrara un espacio y al lado derecho dice “browse” (ver) sobre el cual podrás buscar la carpeta de tu computadora donde quieres grabar el archivo.

En esta ventana también te presenta opciones importantes que debes considerar y señalar:

–          “Add the date and time of the back up to the file name” (Agregar la fecha y hora de la copia en el nombre del archivo) –recomendado

–          “Remind me to back up when I close my company every X times” (recuérdame guardar una copia cuando cierre mi compañía cada “X” veces). En esta punto, también debes elegir una opción para verificar que la información este correcta. Puedes escoger entre 3 opciones (verificación completa, verificación rápida o ninguna verificación). La que te sugerimos es la verificación completa.

Cuando le dices “next” (siguiente), en la próxima ventana te preguntaran cuando quieres grabar la información. Puedes elegir entre:

–          “save it now”” (ahora)

–          “Save it now and schedule future back ups” (grabe ahora y programe futuras copias)

–          “only schedule future back ups” (sólo programe futuras copias)

Luego de que tomes tu elección, le dices “save” y estará lista tu copia de respaldo.

Anda y realiza tu respaldo en estos momentos antes de que pueda ocurrirte un accidente y perder toda tu información.

Me gustaría que me dejarás un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es su principal frustración, a la hora de tratar de utilizar Quickbooks, YO personalmente estaré contestando sus preguntas y comentarios.

Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!

Vanessa Vasquez