Cartas y Sobres con Quickbooks

Hoy te mostraremos una opción que presenta Quickbooks para realizar cartas y sobres en los casos más comunes como son: cartas para realizar cobros, cartas para clientes, para proveedores, para empleados, para otro tipo de contactos.

Quickbooks te presenta varios formatos preestablecidos para cada uno de estos casos, además de que te da la posibilidad de crear el formato que requieras a tu propia conveniencia. Veamos cómo hacerlo:

Ve a tu barra de herramientas en la parte superior y ubícate en “Company”, luego señala la opción “prepare letters with envelopes” (preparar cartas con sobres). En esta opción tendrás disponible para elegir lo siguiente:

  • “Collection letters” cartas de colección o cobro
  • “Customer letters” cartas para clientes
  • “Employee letter” cartas para empleados
  • “Letter to other names” cartas para otros contactos
  • “Customize letter templates” personalizar un formato de carta

Luego que elijas una de ellas, asumimos para el ejemplo la más común que es la primera “Collection letters”, le dirás “next” (siguiente) y te mostrará otra pantalla para que coloques la información de acuerdo a tus necesidades:

“Choose the recipients” (escoja a quienes debe ser dirigida su carta)

“Review and edit recipients” (chequear y editar clientes)

“Sort the list by:” (ordene la lista por:)

“customer” (cliente)

“Amount” (valor)

Luego de ordenarlos, siguiendo las indicaciones del sistema, puedes marcar los que te lista en el cuadro y le dices “next” (siguiente) para hacer la parte final.

Igualmente te dará la posibilidad de colocarle el nombre de quien firma la carta y el título.

Estas cartas se crearán en documentos separados en Microsoft word, cada carta iniciará en una nueva página, editar tus cartas no modificará la forma original de carta, luego de esto puedes continuar para imprimir los sobres respectivos.

Me gustaría que me dejarás un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es su principal frustración, a la hora de tratar de utilizar Quickbooks, YO personalmente estaré contestando sus preguntas y comentarios.

Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!

Isabel Aguirre

 

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7 respuestas a Cartas y Sobres con Quickbooks

  1. Martin Orrostieta. dijo:

    Felicidades por que de hoy en sera mas facil para mi referime y buscar mejor lo que nesecito
    gracias por este enorme ayuda

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  2. Dinora Carias dijo:

    Mi pregunta es. como hago para ingresar las cuentas por cobrar a quickbooks? trabajo en una compañia donde se le hacen prestamos a los empleados y este registro lo trabajamos en Exel pero quiero empesar a trabajarlo en quickbooks y no se se como ingresar los saldos que tengo en Exel a qb

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    • Hola Dinora,

      Lo puedes manejar de dos formas: 1) A traves del modulo de Payroll, en cuyo caso le harias directamente los cargos en contra cheque de pago. 2) Si no manejas el modulo de payroll, lo creas como empleados como terceros y le haces la entrada por cobrar.

      Saludos

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  3. Heriberto Jimenez dijo:

    Tiene alguna forma para los item de inventario que se reciben sin factura y se entran en el sistema como item recibido sin factura para cuando llegue la factura escoger estos item parearlos con la factura que llego mas tarde.
    La situacion que surje es que el sistem no me deja marcar varios item para una misma factura, el sistema reconoce un item recibido por factura,

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    • Heriberto,
      El modulo de proveedores es bastante completo. Te permite por supuesto hacer lo que estas preguntando. Si te ubicas en la pagina principal, ves que el flujograma de vendors esta sobre la parte superior. Hay una icono que se llama «purchase orders». Esta opcion es para que ingreses tu orden de compra como la colocaste a tu proveedor item por item, con toda la informacion pertinente y la fecha esperada de recibo.
      Para recibir la factura, hay otro icono en el flujograma que se llama «Receive inventory» (recibir inventario) y esta opcion puede darse de dos maneras: Con factura o sin ella. Si seleccionas que tienes factura, entraras entonces la factura. El sistema te dira si tienes una o varias ordenes de compra pendientes para esta proveedor y tu senalaras la orden correspondiente. En este momento el sistema te actualizara tu bill con la informacion que ingresaste inicialmente en tu orden de compra. Puedes hacer las modificaciones del caso, si hubiere lugar a ellas y luego grabas tu factura.

      Esperamos haber resuelto tu inquietud.

      Para mayor informacion, conectate en nuestra pagina. Tenemos mucha informacion valiosa para ti.

      Saludos,

      Vanesa e Isabel.

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  4. siomara dijo:

    Gracias me gustaria saber como quedan grabadas las cartas en Quickbooks tks

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