Nuevos Pedidos de Inventario con Quickbooks en Español

Administrar correctamente tu inventario no sólamente se refiere a tener controladas las cantidades fisicas sino que también debes asegurar mantener las cantidades disponibles en inventarios para soportar el nivel de ventas que manejas en tu empresa. Debes revisar la rotación de los productos y procurar cumplir a tiempo con los pedidos que te realizan.

Quickbooks te ofrece varias maneras de establecer el punto de reorden de inventario y hoy te mostraremos cómo hacerlo.

A cada artículo puedes colocarte la cantidad de reorden particular para ese producto. Esto quiere decir la cantidad de inventario que estableces para que cuando llegue a ese nivel te genere una alerta y vayas ordenando nuevamente el producto. Debes tener en cuenta obviamente cuánto tiempo tarda entre el momento que pides el producto y el que te llega porque el tiempo de transporte o demás puede varíar si estamos hablando de otros paises o trámites legales quizas involucrados en el proceso.

Veamos:

Ve a “list”, luego “item list”, luego en tu barra de herramientas superior escoges “edit” y luego “edit item”. Cuando editas el artículo, en la parte inferior verás “reorder point” y luego una casilla en blanco que puedes llenar opcionalmente. Aqui colocarás la cantidad que estimas sobre la cual te alerte para tomar medidas y efectuar un nuevo pedido y no correr el riesgo de quedarte sin inventario. Esta cantidad puedes modificarla posteriormente si es que consideras que tiene mayor rotación o menor. Así sucesivamente realizarás con todos tus productos.

Hay adicionalmente varios reportes de inventario que te ayudarán a evaluar estas condiciones físicas de inventario y poder establecer las prioridades y periodicidad en tus pedidos. Así puedes proyectarte y presupuestarte adecuadamente atendiendo todas las necesidades de tu Mercado o ventas.

Te enseñaremos dos reportes básicos:

Ubícate en “Reports” luego en “Inventory” y luego puedes generar “Inventory Stock Status by Item” (Estado de inventario por artículo) o “Inventory Stock Status by Vendor” (Estado de inventario por proveedor). En estos reportes verás reflejado el listado de inventario por artículo o por proveedor con su respectiva descripción, cantidad de inventario en el sistema, cuantas órdenes de venta pendientes, cuanta cantidad disponible al igual que el punto de reorden establecido.

Esperamos que puedas implementar el uso de estos reportes y herramientas para que cada vez tu empresa alcance un mayor nivel de excelencia y servicio a tus clientes, al igual que ejercer un mayor y mejor control y administración de tus finanzas. No es sabio mantener mayor cantidad de inventario del que requieres, pues pierdes dinero al tener ese dinero en inventario invertido sin moverlo, al igual de que puede volverse obsoleto ó dañarse. Igualmente no debes correr el riesgo de quedarte sin inventario suficiente e incumplir con tus pedidos. Recuerda que el servicio y la pronta respuesta a tu cliente lo mantendrá satisfecho.

Los invito a que nos dejes un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es tu principal frustración, a la hora de tratar de utilizar Quickbooks, YO personalmente estaré contestando tus preguntas y comentarios.

Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!

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20 respuestas a Nuevos Pedidos de Inventario con Quickbooks en Español

  1. Tengo muchas dudas ya que solo tiene muy poco tiempo que estoy tratado de aprender; cuando hago por ejemplo el pago de un cliente y este no hace el pago completo, quita los centavos por lo tanto no se que escoger:
    por ejemplo: underpayment $1.45 when you finish, do you want to:
    – Leave this as an underpayment.
    – Write off the extra amount.
    o que el cliente hace un pago para dos diferente lugares por ejemplo:Son dos hoteles a los que se le hace trabajos pero paga con un mismo cheque para los dos diferentes lugares. LO que hice fue poner la cantidad que debe en un lugar y en el monto del cheque puse la catidad del dinero que se debia y puese una nota en donde puese el total del cheque y en el otro invoce hice lo mismo.
    No se si este sea como un comentario, Gracias

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    • Hola Maria,

      En cuanto a lo que debe el cliente, no tienes que seleccionar ninguno de los anteriores, solo tienes que hacerle Save and Close. Y cuando realicen el pago completo lo ingresas normal.

      En cuanto al cheque que pagan para ambos hoteles. Tendria que tener mas informacion, pues si son dos entidades diferentes con contabilidades diferentes entonces tendria que hacerse o recibirse por separados los pagos, sino depende de como ustedes manejen la contabilidad.

      Si necesitas mas informacion y ayuda puedes ingresar a: http://www.ComoUsarQuickbooks.com

      Saludos y Muchas Gracias,

      Vanessa

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    • karla dijo:

      Hola, gracias por todos tu artículos, la verdad yo vengo empezando con una empresita y me recomendaron este sistema, la verdad lo veo muy completo pero el problema es q no lo sé utilizar, podrías ayudarme como lo puedo utilizar en lo que mas me interesa que sería orden de compra, para cotización, y facturar; de hecho vi una parte donde dice unidad de medida en la parte de la factura, pero nose que significa o si quiere decir monto por unidad….. Sería genial que me pudieras ayudar!!!!!

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  2. Mauricio dijo:

    HOLA YO TENGO UNA EMPRESA DEDICADA A LA VENTA DE MATERIALES DE FERRETERIA. NOS MANEJAMOS CON DOS TIENDAS EN LA CIUDAD.
    DOS PREGUNTAS: CUAL ES EL QUICKBOOKS ADECUADO QUE DEBO DE ADQUIRIR PARA EL MANEJO CONTABLE Y ADMINISTRATIVO INTEGRADO? Y COMO PUEDO HACER PARA TENER LA INFORMACION DE LOS DOS ALMACENES AL MISMO TIEMPO Y TENER EL CONTROL DIARIO DE LOS DOS ALMACENES?

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    • Hola Mauricio,

      Depende de lo que desees hacer. Puedes llevar tus dos compañías separadas pero en el mismo sistema. Es decir puedes abrir dos compañías y llevarlos en el mismo Quickbooks Pro. Seria mas efectivo llevar las ferreterias parte por eso del inventario, los pagos, cobros, ventas y demas.

      Si necesitas mas informacion y ayuda puedes ingresar a: http://www.ComoUsarQuickbooks.com

      Saludos y Muchas Gracias,

      Vanessa

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  3. Benjamin Figueroa dijo:

    Me gustaria llevar la contabilidad a base de la chequera de quickbooks y quisiera saber como empezar fundamentando los gastos a base de entradas con cheques??

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  4. Maria Lopez dijo:

    Muy buena orientacion sobre los inventarios, tu me podrias indicar como liquidas las polizas de las mercaderia que recibes de los proveedores en el QB

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  5. Paola dijo:

    Hola, Me gustaria tener informacion de como usar los “BUILD ASSEMBLY” , cualquier informacion es de ayuda.
    saludos.-

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  6. Odalys dijo:

    Como rebajo los articulos del inventario al vender a clientes detallado , no creo que se haga un invoices por cada clientes , el negocio es un cafeteria que vende el publico, como es lo correcto hacerlo

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  7. Mauricio Leon dijo:

    hola Vanessa, soy Mauricio; tengo una empresa que disena prendas de vestir y las manda a fabricar, nosotros compramos los avios,mandamos a cortar coser lavar,estampar,bordar todo en distintos proveedores. luego vendemos a clientes. en mi empresa no hablan ingles. tenemos descipciones de un jean por ejemplo que abarca, marca,genero,linea,modelo,calce,color,talla,largo. es posible esto en qb
    gracias

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  8. Marvis dijo:

    Hola Vanessa., al igual que Mauricio, trabajo para unas compania que fabrican ropa .. y necesitamos colocar en el inventario el estilo, modelo,color y talla… Pero la unica forma que segun hemos podido utilizar es hacerlo casi que lineal y realmente es un poco complicado ya que permite solo dos niveles por tipo.(nosotros tenemos QuickBooks Enterprises Solution 10) , Por ejemplo :
    Marca: Color
    1234-S
    1234-M
    1234-L

    Marca : Azul
    1234-S
    Y al ver la list .. nos sale
    MARCA XXXX
    AZUL
    1234-S
    1234-M

    No hay una forma de poder colocar los colores , en otra matriz las marcas … y en otra matriz patrones y relacionarlos o es necesario comprar una aplicacion aparte para poder hacer entradas mas faciles.. Ya que al momento de ingresar para hacer un PO , como los numerous son iguales en algunos casos …lo que difiere es el color o al grupo al cual pertenecen , se hace bien pesada hacer una orden en linea …
    Quedando ante ti y en espera de una pronta respuesta
    Se despide
    Marvis

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    • Hola Marvis,

      Eso es correcto, solo a traves de una matriz puedes colocarlo como lo deseas.

      En varios entrenamientos que he realizado con empresas a nivel personalizado, hemos tratado de realizar la matriz con el solo software de QuickBooks, pero el detalle solo lo vas a ver hasta cierto punto.

      Solo lo vas a poder hacer con una aplicacion. Hay varias que son costosas, pero hay algunas que te permiten jugar con ellas antes de comprarlas.

      Saludos Y Exitos

      Vanessa Ocampo
      http://ComoUsarQuickBooks.com

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  9. karla reyes dijo:

    hola buenos dias, me podrian ayudar indicando porfavor como se utiliza el punto de reorden, esto porque ha surgido la necesidad de estar programados con las entregas de los materiales a nuestros clientes y que no nos sorprenda por la razon de que no haya en inventario.

    hay alguna manera de que quickbooks me avise con anticipacion que tengo ya que ordenar nuvos materiales
    agradeceria mucho su respuesta
    saludos!

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