Añade Usuarios a Tu QuickBooks

En el dia a dia de cualquier contabilidad, en toda empresa llega el momento en donde nos tenemos que multiplicar en otros para que nos ayuden a llevar la carga.

Existen empresas que contratan empresas externas, como nosotros, para que le demos la mano con su contabilidad. En otras ocasiones la empresa decide ejercer su contabilidad internamente y nosotros entrenamos y monitoreamos la contabilidad mensualmente.

En ambos casos, tu tienes la opcion con QuickBooks de crear usuarios que estaran ingresando a tu archivo de QuickBooks con su Nombre de Usuario y Contraseña y asi poder tener un mejor control del movimiento que se realiza a nivel contable.

Sólo el Administrador en QuickBooks puede hacer esta tarea, de Crear Nuevos Usuarios.

Para realizar esta tarea, solo tienes que seguir los siguientes pasos:

1. Haz clic en el menú de empresa (Company)
2. Haz clic en Configurar usuarios y contraseñas
3. Haz clic en Configurar usuarios. Ya en esa pantalla:
4. Haz clic en Agregar usuario.
5. Asigna un nombre de usuario y contraseña:
   1. Escriba el nombre de la persona en el campo Nombre de usuario.
   2. Introduzca una contraseña en el campo Contraseña y de nuevo en el campo Confirmar contraseña.
   3. Haz clic en Siguiente.
   4. Elija si esta persona tendrá acceso a áreas especificas seleccionadas de QuickBooks o a todas las áreas de QuickBooks.
      • Áreas Especificas Seleccionadas de QuickBooks: Te permite elegir qué áreas (ventas, compras, nómina, etc.), el usuario puede acceder en QuickBooks. Una secuencia de preguntas le ayuda a seleccionar las áreas.
      • Todas las áreas de QuickBooks: Proporciona al usuario acceso a todas las áreas. El usuario puede hacer todo, excepto algunas actividades especiales reservadas exclusivamente para el Administrador de QuickBooks.

Actividades que el usuario (que no es el Administrador) no podra realizar son:

* Configuración de contraseñas y permisos
* Importación y Exportación de datos
* Cambiar la Información de Configuración de empresa
* Cambiar las Preferencias Específicas de la empresa

6. Haga clic en Siguiente.

Si concedes acceso a todas las áreas de QuickBooks, no tienes más selecciones que hacer. Haz clic en Sí para confirmar que deseas que esta persona tenga acceso completo. Haz clic en Finalizar para completar el proceso de configuración.

Si decides darle solo acceso a areas en especifico a ese usuario, haz clic en Siguiente para ir a la siguiente ventana.

Existen los siguientes tipos de accesos por cada area que le permitas o no tener ingreso y manejo:

• Sin acceso: Niega el ingreso al area en la que se encuentra seleccionando el acceso.
• Acceso completo: Proporciona acceso general al area, permitiendo al usuario hacer todo excepto editar y borrar las transacciones. Se le pedirá acceso a realizar estas funciones (editar y borrar transacciones) al final del proceso de configuracion de este usuario.
• Acceso Selectivo: Proporciona un acceso más limitado al area de acceso completo. Seleccione esta opción si desea que el usuario tenga acceso, pero no podra hacer una actividad en particular. Por ejemplo, puede permitir que alguien ingrese las transacciones, pero evitar que las imprima.

En la última ventana, revisas la tabla que resume los derechos de acceso que se le concedió a ese usuario. Si necesitas hacer un cambio, haz clic en Anterior(back) para volver a la ventana apropiada.

Haz clic en Finalizar para completar el proceso de configuración.

Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!

Sinceramente

Vanessa Ocampo – Tu Entrenadora de QuickBooks
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