Estilo de Facturacion en QuickBooks Online – QBO

En nuestro ultimo articulo vimos como activar la funcion de plantillas personalizadas en la herramienta de QuickBooks Online que se llama QuickBooks Labs.

Ya activada, en la ventana de estilos de formularios en la parte de importación que aparece, seleccione documento Word (un archivo * .docx ) para importar como base para una factura.

Seleccione Descargar una factura de ejemplo para utilizar como punto de partida. Se descarga un archivo * .zip , lo abres y veras una carpeta llamada «samplestyles «, al abrirla encontraras tres documentos: dos tipos de facturas diferentes y un documento con explicacion de «cómo hacerlo”.

El documento con la explicacion de»cómo hacerlo»  está lleno pasos a seguir, las mejores prácticas, estilo de importación, una guía de los campos personalizados, posibles errores al subir tu plantilla y respuestas a preguntas frecuentes. Además hay un enlace a un vídeo de demostración en el documento.

Puedes comenzar por utilizar una de las dos facturas confeccionadas que estaban en la carpeta samplestyles para comenzar a jugar con ellas.

Cambiale el nombre al grabarlo para luego editarlo. Como opciones puedes cambiar el logotipo por el logotipo de tu empresa y añadir una marca de agua si deseas. Puedes agregar campos que seran completados por la informacion ingresada en QuickBooks Online añadiendoles en cada lado de cada extremo el simbol < > ( a estos se le llaman en algunos lugares comillas angulares), de la siguiente manera: ejemplo para el número de factura : «<InvoiceNo>» . Ademas, puedes cambiar el tipo de letra, tamaño, color y la ubicación de la palabra » Factura» -así como otras etiquetas y datos. Si decides hacer cualquier cambio en el futuro tiene que hacerse en el documento de Word y luego subirlo nuevamente a QuickBooks Online.

Tenga en cuenta que el término » InvoiceNo » no es un campo obligatorio en QuickBooks Online; es sólo conveniente para enumerar este campo y asi el cliente pueda identificar fácilmente su factura. Despues que hayas realizado todos los cambios y ajustes necesarios, salvas tu documento.

Ya en la ventana de estilos de formulario y para de importar desde QuickBooks Online         (donde inicialmente descargaste la muestra) buscas la copia salvada para subirla, y luego haz clic en Siguiente.

Entonces, con tu documento subido, QuickBooks Online pasa a realizar un chequeo del documento para asegurarse que trabajara bien con QuickBooks Online.

La siguiente pantalla que aparece es la pantalla de asignación o mapeo donde te da la oportunidad de editar / añadir / eliminar cualquier asignación/mapeo en QuickBooks que se creo en base a los campos asignados con las comillas angulares <> . Se realizan los cambios necesarios y seleccionas siguiente.

El siguiente paso es la vista previa de tu plantilla y confirmar tu estilo seleccionado, haz cli en Guardar. Al hacer eso colocas el nombre con que decides nombrar esta plantilla de tu facura y seleccionas Guardar.

En la pantalla de estilos de formularios personalizados, haz clic en el menú desplegable en la columna Acción para seleccionar tu nueva plantilla como el estilo por defecto o predeterminado.

Despues, podras crear nuevos estilos de factura o utilizar una ya existente que se hizo con el nuevo formulario de importación de forma predeterminada. Por cierto, otras formas de estilos podrían ser seleccionadas haciendo clic en Personalizar en la parte inferior de la forma de la factura en pantalla en QuickBooks Online.

Ahora a intentarlo, puedes hacer todos los cambios necesario que tengas que realizar para subir tu nueva plantilla para el estilo de tu empresa.

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Me gustaría que me dejarás un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es su principal frustración, a la hora de tratar de utilizar QuickBooks, YO personalmente estaré contestando sus preguntas y comentarios.

Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!

Sinceramente,

Vanessa Ocampo – Tu Entrenadora de QuickBooks
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