QuickBooks 2017 y su Mejoras

quickbooksdesktop2017_quickbooksenespanolEn el ultimo articulo iniciamos presentando las mejoras de QuickBooks Desktop 2017 y en este articulo seguiremos presentando las mejoras mas notables de QuickBooks para este año.

Mejoras en la Personalización de Reportes

El personalizar la mayoría de los reportes en QuickBooks al seleccionar diferentes tipos de filtros, ha creado la necesidad de mostrar los mismos. Intuit está agregando una opción para mostrar filtros en los reportes.

Al hacer clic en esta opción, se agrega una lista de los filtros que se han aplicado al informe. Usted puede hacer clic en la “X” por un filtro para eliminarlo, aunque algunos de estos filtros se agregaron automáticamente cuando abres el reporte por primera vez.

Si imprime el reporte con la opción Mostrar filtros seleccionados, obtendrá una página al final que incluirá el resumen de filtros.

Otro cambio de filtros en los reportes tiene que ver con cómo se seleccionan varios elementos para un filtro. En versiones anteriores de QuickBooks, puedes ir a través de la lista y seleccionar cuentas individuales “manualmente”, o introducir un nombre exacto de la cuenta.

El cuadro de búsqueda le permite introducir un valor que puede filtrar la lista, sin requerir una coincidencia completa como en las versiones anteriores. Se añaden dos botones en la parte inferior, para seleccionar todos los registros o Borrar todas las selecciones que haya realizado. Puede seleccionar todas las cuentas y, a continuación, sólo de-seleccionar unos pocos, en lugar de tener que pasar por la lista y tediosamente seleccionar un gran número de cuentas.

Reportes Programados

La función de Reportes programados le permite configurar una programación para los reportes y enviarlos automáticamente como archivos adjuntos PDF protegidos por una contraseña en un mensaje de correo electrónico a la hora programada. Tal vez usted tiene un informe de ventas que desea que se envían diariamente a su personal de ventas. Tal vez un reporte financiero semanal para enviar a su jefe. O, si usted es un contador, estados financieros mensuales enviados a sus clientes.

  • Encontrará Reportes programados en el menú Reportes.
  • Seleccione Programar para crear una programación. Esto muestra su lista de reportes memorizados.
  • Seleccione los reportes que desea incluir en esta programación marcando la casilla situada a la izquierda del nombre del reporte. Los reportes que ha seleccionado aparecerán en la lista de la derecha.
  • Haga clic en el botón Siguiente y, a continuación, especifique las características de programación. Este horario se debe dar un nombre único.
  • El siguiente paso es preparar su mensaje de correo electrónico.
  • Haga clic en el botón Programar y se guardará este programa. Se mostrará en el Centro de Reportes programados.

Si todo está configurado correctamente, sus destinatarios recibirán un correo electrónico con todos los reportes en PDF adjuntos. Esos destinatarios necesitarán la contraseña para poder ver los archivos PDF.

Si tiene una gran cantidad de información en su QuickBooks, especialmente en las listas, cualquier método para mejorar la búsqueda es excelente. QuickBooks 2017 tiene una serie de mejoras útiles en este sentido que nos ayuda a todos.

Mejoras Adicionales

Hay una serie de pequeños cambios dispersos en esta versión. Estos son cambios basados en la retroalimentación de los clientes.

Icono de Registros  de Depósito: Si tiene pagos abiertos, el ícono Registrar Depósitos en la Página Principal le mostrará cuántos están disponibles para depositar. Si utiliza la página principal, esto ayuda a señalar que hay algunos registros disponibles para depositar.
Indicador de los cargos de la tarjeta de crédito: Intuit ha añadido una bandera / icono “Borrado” a la ventana Cargos de la tarjeta de crédito si se ha cancelado una transacción, similar a lo que se hace con los cheques.

Nombre de la Empresa en los Reportes de los Depósitos: QuickBooks ahora imprime el nombre de su empresa en el Reporte de depósitos, lo cual es bueno si se trata de varias empresas. Antes de esto usted no sabía para qué compañía estaba el depósito. Esta actualización es útil si trabaja con varias empresas.

Usuarios Eliminados en el Reporte de Auditoría: En el caso de eliminar una cuenta de usuario de QuickBooks, verá que el nombre de usuario ya no puede mostrarse en el reporte de auditoría. Puede ver “usuario desconocido” en el nombre. Esto hace que sea difícil rastrear lo que el usuario hizo en su archivo si sospecha de un problema.

Con QuickBooks 2017 el reporte de auditoría mostrará el nombre eliminado junto con una anotación. Esta es una gran mejora.

Copiar y Pegar en Hojas de Horario de Trabajo: En las hojas de horario semanales ahora tienes la capacidad de copiar y pegar una línea de detalle en la transacción. Esto ayuda a acelerar la entrada de datos en algunas situaciones.

Notificaciones para el usuario principal: Aquí hay una gran mejora en el acceso multiusuario. Si desea cambiar del modo multiusuario al modo de un solo usuario, ahora puede ver una lista de los usuarios que están conectados y enviarles información y solicitudes. Esto se podia solo en Enterprise y ahora lo vera en las otras versiones tambien.

Soporte de Monitor de Alta Resolución

Los clientes que utilizan la nueva generación de monitores de alta resolución (2k, 3k, 4k) han encontrado que QuickBooks Desktop puede ser difícil de ver. Los iconos y los controles pueden ser muy pequeños, el calendario puede ser inutilizable y la página de inicio podría no cargarse. Con esta versión, Intuit está comenzando a actualizar el programa para acomodar este tipo de monitores.

En fin, todas estas actualizaciones nos llevan a reflexionar de que cada vez mas nos enfocamos en agilizar procesos, y colocar mas atencion a los niveles de seguridad que manejamos. Cada uno de estos cambios son utiles y te ayudaran a mejorar eficiencia en tu empresa. Ya no tendras que generar reportes manuales, sino que podras enviarlo despues de haberlos programados una sola vez. Ya no tendras dolores de cabeza cuando tengas un usuario que ya no esta  y no sabes que hizo bien o mal. Ya podras saber cuantos depositos estan pendientes segun tus entradas.

Muchos beneficios trae este QuickBooks 2017. Asi que a aplicarlo, aprenderlo y ejecutarlo en tu empresa. Deja los papeles y lo manual en el pasado, actualizate!

Me gustaría que me dejarás un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es su principal frustración, a la hora de tratar de utilizar QuickBooks, YO personalmente estaré contestando sus preguntas y comentarios.

Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!

Sinceramente,

Vanessa Ocampo – Tu Entrenadora de QuickBooks
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