Estados de Cuenta de tus Clientes con Quickbooks en Español

Hoy vamos a enseñarte a manejar una de las herramientas más importantes para la administración de tus cuentas por cobrar. Generar y enviar Estados de cuentas periódicamente a tus clientes, además de permitir una conciliación constante de cuentas con tus clientes, te ayudará a hacer recordatorios cordiales para que te paguen las facturas en las fechas indicadas según los términos de pago que hayas establecido para cada cliente:

Vamos a hacerlo juntos:

Oprime el ícono “statements” que aparece en la pantalla principal en el flujograma de los clientes “Customers”

Aqui simplemente tendrás que llenar la información o elegir dentro de las  opciones que te presenta, así:

• “Statement Date” (Fecha del Estado de  Cuenta)
• Aqui tendrás la opción de escoger dentro de dos alternativas:

o   “Statement period from:    to:  ” (Periodo del Estado de  Cuenta Desde:  Hasta:  )

o   “All open transactions as of statement date” (todas las transacciones abiertas a la fecha)

• “Select Customers” (seleccionar clientes): Aqui decides cuál opción de las siguientes necesitas:

o   “All Customers” (todos los clientes)

o   “Multiple Customers” (varios clientes). Aqui eliges manualmente (haciendo un clic sobre cada uno de los clientes que tienes en la lista que te muestra) ó automaticamente.

o   “One Customer” (un cliente)

o   “Customer Type” (tipo de cliente): Según la clasificación que tengas establecida como referencia, cliente de venta al por menor o mayorista, etc.

o   “Preferred send Method” (método de envío preferido): como el e-mail, correo o ninguno.

• “View selected customers” (vista de los clientes seleccionados):

o   “Preview” (Vista Previa)

o   “Print” (Imprimir)

o   “E-Mail” (Correo electrónico)

El sistema te propone un formato preestaablecido por Quickbooks, sin embargo te ofrece la opción de personalizar tu propio formato de acuerdo a tus necesidades en la opción “customize” (personalizar)

Luego te preguntará lo siguiente:

“Create one Statement” (crear un Estado de cuenta). Aquí te ofrece dos opciones: “Per Customer” (por cliente) o “Per Job”(por trabajo) para el caso de compañías que trabajan por proyectos o algo parecido.

Finalmente debes señalar con un clic en las siguientes opciones, si es que te interesa que sea considerado en tu reporte:

o   “Show invoice item detail on Statement” (mostrar detalle de artículos de la factura en el Estado de Cuenta)

o   “Print Statement by billing address zip code” (imprimir Estados de Cuenta por direcciones)

o   “Print due date on transactions” (imprima fecha de vencimiento en las transacciones).

“Do not create Statements” (No generar Estados de cuenta): Aquí señalas en qué casos no quieres que sean generados:

o   “With zero balance” (con balance en “0”)

o   “With balance less than 0.XX “(Con balances mínimos de 0.XX)

o   “With no account activity” (sin actividad)

o   “for inactive customers” (para clientes inactivos)

“Assess finance charges” (cálculo de cargos por financiamiento): con esta opción puedes generar intereses sobre las cuentas vencidas. Te preguntará la tasa de interés, el cargo financiero mínimo, el periodo de gracia otorgado, la cuenta contable para los cargos financieros, etc.

Nuestro propósito es que le saques el mayor provecho a este programa y  puedas administrar eficazmente tus cuentas.

Me gustaría que me dejarás un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es su principal frustración, a la hora de tratar de utilizar Quickbooks, YO personalmente estaré contestando sus preguntas y comentarios.

Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!

Vanessa Vasquez