Como Ajustar Tu Inventario con Quickbooks

Quickbooks te ofrece excelentes herramientas para administrar correctamente tu inventario. Una de las tareas que debes hacer periodicamente para mantener tu inventario controlado es realizar inventarios fisicos. De esta manera puedes garantizar que la información que tienes registrada en tu sistema de contabilidad es fidedigna y coincide con lo que refleja tu inventario físico. Estas cifras deberían ser iguales si has estado registrando correctamente tus entradas de inventario con las compras, así como las salidas de inventario cuando vendes o retiras inventario para entregar como muestras o cualquier otro motivo.

Para hacer el inventario fisico, Quickbooks ofrece una hoja simple para realizarlo y te enseñaremos dónde se encuentra para que comiences a utilizarla:

Ve a “Reports” (reportes), luego te ubicas en “Inventory” (inventario), luego eliges “Physical inventory worksheet” (hoja de inventario fisico). Esta hoja la podras imprimir y te servirá de gran ayuda para realizar tu conteo fisico de inventario. Esta hoja te mostrará el listado de todos tus artículos por código, descripción, el proveedor a quien se lo compraste, la cantidad que aparece en inventario en tu sistema a la fecha y te coloca una línea en blanco para que coloques manualmente tu cantidad fisica y puedas establecer las diferencias.

Una vez realices el inventario, es probable que tengas que realizar algunos ajustes. Quizas hay artículos dañados u obsoletos que quieres dar de baja, o simplemente están perdidos por alguna otra circuntancia. Si ese es tu caso, así debes realizar tu ajuste en Quickbooks.

Ubícate en “Inventory activities” que es un ícono que encuentras en tu página principal de Quickbooks ó también lo encuentras en tu barra superior “list” y luego “item list”, luego “activites” y finalmente “adjust quantity/value on hand”. Allí te llevará a un formato que debes llenar con tu información:

“Adjustment type” (tipo de ajuste) como por ejemplo de cantidades o valores o ambos.

“Adjustment date” (fecha del ajuste)

“Adjustment account” (cuenta contable contra la cual quieres llevar el ajuste). Normalmente es una cuenta del costo.

“Ref. Number” (número de secuencia o consecutive contable)

Finalmente hay un boton “add multiple items” donde podrás escoger desde el listado de tu inventario, los artículos que quieres ajustar.

Cuando escoges los códigos, el sistema te trae la información que encuentra de este artículo con su cantidad respectiva y sólo tienes que colocar la nueva cantidad fsica en la columna “new quantity” para que sea reemplazada o colocar la cantidad a restar o sumar en la columna “Qty difference” y entonces el sistema hará el cálculo para ajustar tu inventario.

Finalmente guardas tu transacción y tu inventario estará conciliado. Es importante que tus libros reflejen la realidad de tu información. De esta manera podrás tomar decisiones correctas de compras oportunas, control si hay pérdidas o desperdicios, etc.

Esperamos que haya sido de utilidad y en adelante con esta herramienta puedas administrar y controlar mejor tus inventarios.

Los invito a que nos dejes un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es tu principal frustración, a la hora de tratar de utilizar Quickbooks, YO personalmente estaré contestando tus preguntas y comentarios.

Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!

Vanessa Vasquez