Reconciliaciones y Soporte de Transacciones en QuickBooks

A diario tenemos transacciones que tienen su soporte en recibos y facturas que se acumulan de varias maneras: unas por recibos físicos impresos por una maquina registradora, otros enviados a tu correo electrónico, y otros recibidos en tu celular o en texto. Es aqui cuando tienes que definir como quieres mantener un record de tus soportes.

Con QuickBooks Online tienes la posibilidad de escanear o tomarle foto a tus recibos o facturas y subirlas como soporte de tus transacciones, todo como un adjunto. Esta posibilidad es valida y funciona de maravilla para todos aquellos que mantienen sus soportes en la nube y tienen la particularidad de verificarlo en su aplicación de QuickBooks Online.

Este adjunto funciona muy bien en todos los aspectos, pero no solo en la parte de recibos y facturas de suplidores (vendors) sino que tambien cuando quieres adjuntar algun documento o contrato firmado por clientes o suplidores que necesitas que permanezca en la nube para acceso rápido.

Ademas existen los archivos de estados de cuentas que pueden ser descargados del banco y subidos a tu cuenta de QuickBooks Online, para ser adjuntado o no según nuestro manejo contable.

Para realizar este tipo de manejo contable con los adjuntos como parte de tu soporte en tus transacciones, tanto para recibos como para facturas, o cualquier adición que le quieras agregar a una transacción, lo ejecutas de la siguiente manera:

Puedes agregar datos adjuntos directamente a una transacción o puedes agregarlos a la página Adjuntos. En la página Adjuntos se enumeran todas las transacciones que se subieron a tu empresa.

Para Agregar un archivo adjunto a una transacción

1. Creas una transacción nueva o busca una transacción existente a la que desees adjuntar un archivo.
2. Desplazate hasta la parte inferior del formulario y realiza una de las siguientes acciones:
A. Arrastra un archivo (o grupo de archivos) desde tu escritorio o una ventana abierta   y colócalo en el rectángulo debajo del icono del clip.
B. Haz clic en el icono del clip, busca los archivos que deseas y haz clic en Abrir.
C. Haz clic en Mostrar existente. El panel Añadir se abre para mostrar adjuntos ya cargados a tu empresa.

De forma predeterminada, el panel muestra adjuntos no enlazados o archivos subidos a tu empresa pero aún no conectados a una transacción. Selecciona Todo en la lista desplegable para mostrar todos los archivos adjuntos.

Si el archivo se puede previsualizar, QuickBooks muestra una imagen en miniatura con una opción para obtener una vista previa. Si no se puede previsualizar el archivo, QuickBooks le ofrece la opción de descargar el archivo para que puedas verlo.

3. En el panel, haz clic en Agregar para agregar un archivo adjunto a tu transacción. Puedes agregar varios archivos adjuntos.
4. Cuando hayas terminado, haz clic en la flecha en la parte superior del panel para cerrarla.

Agregar un archivo adjunto a la página Adjuntos

1. Haz clic en el icono Engranaje> Adjuntos.
2. A continuación, realiza una de las siguientes acciones:
A. Arrastra un archivo desde tu escritorio o una ventana abierta y colócalo en el rectángulo grande debajo del icono del clip.
B. Haz clic en el icono del clip, busca los archivos que deseas y haz clic en Abrir.

Puedes seleccionar y agregar varios archivos simultáneamente con cualquier método.

Los adjuntos estas hecho para eso, para mantener un orden de los soportes por transacciones, pero a veces se puede volver complicado. Pero importante, mientras tengas todo tu soporte, podras ejecutar este tipo de soporte facil con QuickBooks Online.

De todas formas, existen varias opciones mas fáciles con aplicaciones que mantienen tu vida mucho mas relajada. De estas aplicaciones, estaré presentándolas en el próximo articulo. No te lo pierdas.

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