Personaliza Tus Facturas con Quickbooks

Quickbooks te propone varios formatos para que utilices con tus clientes (Factura de productos, de servicios, de servicios profesionales y listados de empaque), sin embargo te ofrece opciones para que modifiques estas formas o  para que crees unas nuevas  a partir de las preexistentes, y que reúnan todos los campos que requieres y que se acomoden a tus necesidades.

Esta es una herramienta excelente y que debes aprovechar, pues la factura es un documento que tanto tú como tu cliente conservan como soporte contable y debe contener la información apropiada; además de que representa una imagen de tu Compañía y por supuesto que te interesa proyectar siempre una impecable impresión a tus clientes.

Vamos a indicarte de una manera fácil, como hacerlo:

Oprime “Create invoices” (crear facturas). En la parte superior derecha, vas a encontrar “customize” (personalizar) y sobre la derecha de esto, vas a ver una pestaña de la cual se desprenden tres diferentes opciones:  “Logo & Fonts”, “Additional customization” y “Manage templates”.

Si oprimes la primera opción: “Logo & Fonts”, vas a tener acceso a la personalización básica, donde podrás insertar o colocar tu logo,  cambiar el estilo y tamaño de la letra, los colores, agregar la información básica de tu Compañía como: Nombre, dirección, teléfono, fax, email, etc.

En la parte inferior de esta ventana de personalización básica, podrás ver la opción “additional customization” (personalización adicional), donde podrás agregar o remover campos.

Si necesitas cambiar la ubicación de algunos campos en tu formato, oprime la opción de “Layout designer” (diseño) y allí podrás moverlos y  adaptarlos según sea tu preferencia.

Luego de esto, podrás decirle “print preview” (vista de impresión) para que visualices como luce tu nueva forma diseñada y finalmente le dices “o.k” para grabar tus cambios.

Este mismo procedimiento lo puedes hacer con otros formatos predeterminados en Quickbooks. Te exhortamos a que hagas el ejercicio y le pongas identidad a tus documentos.

Me gustaría que me dejarás un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es su principal frustración, a la hora de tratar de utilizar Quickbooks, YO personalmente estaré contestando sus preguntas y comentarios.

Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!

Isabel Aguirre

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77 respuestas a Personaliza Tus Facturas con Quickbooks

  1. Carlos Salazar dijo:

    Otro excelente aporte.. muchas gracias

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  2. HECTOR dijo:

    HOLA, ESTOY USANDO EL QB 2010 ,NECESITO SABER COMO PUEDO IMPRIMIR UNA FACTURA EN BLANCO, OSEA EL FORMATO COMPLETO PERO EN BLANCO LOS CAMPOS DE CANTIDAD Y PRECIO YA QUE ESO LO DESEO HACER MANUAL..
    NO ME DA LA OPCION DE IMPRIMIR VACIA LA FACTURA,SABES COMO HACERLO.???

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  3. Claudia dijo:

    Muchas Gracias por tus aportes son muy utiles.
    Quisiera saber como se manejan en QB el dinero que se les entrega a los dueños en concepto de Utilidad

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    • Hola Claudia,

      Dependiendo de que tipo de plan de cuentas tengas o como manejas tus cuentas en el pais en que estas, existe una cuenta de Patrimonio que normalmente Distribucion de Utilidades. Esta cuenta se debita en contraparte el credito que entra a activo, ya sea a la cuenta de banco o transferencia.

      Gracias, espero que esto te ayude a entender la contrapartida.

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  4. Alejandro dijo:

    Me gustaría saber como corrijo un error en la factura pues cuando calculo el IVA no me aparece lo que está calculado en pantalla sino que me aparecen dos simbolos. En la casilla subtotal de la plantilla aparece 6 y en la casilla del IVA aparece el singo de la moneda euro. Adicional no sé porque si en la plantilla aparecen Subtotal e IVA en la factura no los coloca.

    Saludos,

    Alejandro

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    • Hola Alejandro,

      Eso es parte de la configuracion. 1)De la factura para que aparezca el iva y el subtotal en la parte visual de la plantilla antes de salvarla tienes que darle a Preview y veras si esta dentro de lo que estas salvando.
      2) Para la configuracion del Iva y la moneda, tienes que entrar a preferences y hacer la configuracion de moneda y cambiar la simbologia de la moneda.

      Cualquier cosa nos dejas saber, si necesitas mas ayuda.

      Muchas Gracias.

      Isabel Aguirre

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  5. Jose Luis Sanchez dijo:

    Muchas gracias por sus aportes, son excelentes, pero necesito saber como hacer para imprimir facturas mas pequeñas ya que las que he logrado imprimir son en tamaño carta, yo necesito imprimir facturas del la mitad de tamaño carta, si por favor me pueden ayudar se los agradecere

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  6. Jeremy Monge G dijo:

    Hola, mil gracias a “QuickBooksenespañol”, han sido de gran ayuda TODOS sus aportes…mil bendiciones!!!

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  7. gabriela cruz dijo:

    como registro los pagos con tarjeta de debito y los pagos electronicos.
    Como registro los pagos que me hacen los clientes a lo que les doy credito.
    Gracias

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  8. Dalina Noesis dijo:

    Hola,

    Estoy tratando de personalizar mi factura en QuickBooks Online y cuando le doy a la opcion personalizar no me aparecen las demas opciones “Logo & Fonts”, “Additional customization” y “Manage templates”

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  9. jotaeme dijo:

    Buenas tardes Isabel Aguire:
    Muy buenos y de mucha ayuda tus artículos. Estaba necesitando algo que me indicara sobre Estados de cuentas a clientes y aqui lo encontré bien explicado, Gracias.
    Mi frustación po ahora es que no puedo localizar un manual de usuario en español para versión 2010, si usted pudiera ayudarme se lo agradecería.
    Esperando nuevos artículos de interés

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  10. Mel dijo:

    Hola.
    Muy buena informacion es bastante util, pero quisiera saber como poner las lineas sombreadas intercaladas para separar cada item, esto es una opcion de impresion? o como podria disenar este tipo de factura?
    Tengo el QB 2010
    Gracias.

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  11. Brenda dijo:

    excelente informacion!!!
    sabes tengo un problema tengo la informacion lista en la factura y la veo en previo y esta bien. solo que al mandarla imprimir NO imprimie las rayas de la factura. por favor necesito ayuda

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  12. DULCE dijo:

    BUENAS TARDES ESTOY EMPEZANDO A USAR QUICK BOOK
    Y QUISIERA SABER COMO HACER K SE VAYAN GUARDANDO EN UN CONSECUTIVO YA K AUN K LE DE GUARDAR Y NUEVA ME BORRA LA ANTERIOR

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  13. Selket dijo:

    HOLA
    ME PUEDES AYUDAR, NECESITO QUE AL IMPRIMIR LA FACTURA, ME APAREZCA EL IMPORTE TOTAL DE LA FACTURA EN LETRAS
    SALUDOS

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    • Hola Selket,

      Debes de verificar que cuando creaste el item (articulo) o cuando creaste la factura no hayas colocado por error algun codigo de tipo de moneda o algo adicional a lo que genera la factura independiente. Verifica y haz los cambios correspondientes e imprime.

      Saludos,

      Vanessa

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  14. Fernando dijo:

    Buenas tardes, como puedo hacer para que no aparezca el signo monetario en la plantilla de presupuestos?. Gracias por la ayuda

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    • Hola Fernando,

      Si utilizas Multicurrency, es decir varias monedas o otra diferente al dollar, el sistema en preferencias reconoce que necesitas ver tus reportes en esa moneda con ese simbolo. Solo lo pudieras hacer manual.

      Saludos,

      Vanessa

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  15. rosy trujillo dijo:

    Hola yo me estoy manejando con el quick books 2012 para mac
    pero no puedo seguir los pasos que me indicas arriba porque no me aparecen tal vez, no sea igual el sistema, podrias decirme en mac como hacerlo. gracias

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    • Hola Rosy,

      Estamos para servirte, y podemos ayudarte a aprender mas acerca de Quickbooks y en tu idioma y aplicado a la MAC.

      Entonces quieres aprender mas? podemos ayudarte en tu idioma, solo tienes que ingresar a: y te estaremos ayudando con todo lo que necesites.

      Saludos y Gracias,

      Vanessa

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  16. Tonatiuh dijo:

    Hola QuickbooksenEspanol, mi pregunta es
    como puedo cambiar el signo de pesos, ya que en mi sistema me aparece el de euros?
    saludos.

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    • Si puedes cambiar el tipo de moneda en Quickbooks. Incluso tienes la opcion de manejar varias monedas simultaneamente si fuera necesario.

      Ve a tu barra de herramientas y ubicate en “edit” y luego escoge la opcion “preferences”, te mostrara un cuadro. En la parte izquiedra vas a buscar la opcion “multiple currencies” y sobre tu lado derecho te ubicaras en “company Preferences”. Aqui te va a preguntar si manejas una sola moneda o multiples, y te dara la opcion para que escojas cuales monedas necesitas utilizar. Luego lo grabas y listo. Tan sencillo como eso.

      Para mayor informacion, conectate en nuestra pagina. Tenemos articulos publicados y mucha informacion de interes para ti.

      Saludos,

      Vanesa e Isabel

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  17. Gustavo dijo:

    Hola quisiera saber como creo una factura que me genere un moviento a alguna cuenta en especial pero que la factura quede cancelada en efectivo, ya que normalmente el sistema hace una factura crea una cxc y hasta cancelar esta cxc se cancela la factura..

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  18. Ileana Solís dijo:

    HOLA SOY ILEANA. LA VERDAD NECESITO AGREGAR MAS DATOS Y EL LOGO A LA FACTURA, PERO NO LO LOGRO HACER. ME PODRÍA AYUDAR. GRACIAS

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  19. Jorge Contreras dijo:

    Quisiera que las estimate como invoice se estampara la hora de creación. Me podrias auxiliar. Gracias.

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  20. martha dijo:

    Hola . Necesito saber como totalizar la columna de cantidad en la factura.
    porque al momento de cargar el camion necesito saber cuantas cajas van en total.
    gracias

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  21. Rodmina dijo:

    hola buenos dias ! estoy usando quickbook online plus pero tengo una inquietud con las facturas, necesito disipar una duda, porque motivo las facturas se pueden duplicar ? hemos facturado por primera vez y hay muchas facturas duplicadas, cual puede ser el motivo

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  22. Camila dijo:

    estimado, buenas tardes, quisiera agregar el monto total en letras, que opción deberia tomar?

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  23. Maria dijo:

    Hola, quisiera obtener lista de cheques que no estan consecutivos o que no se han escrito??
    Gracias y felicidades

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    • Hola Maria,

      Vas a Reports menu > Accountant & Taxes > Transaction Detail by Account >

      Despues de que salga el reporte, le das a Modify > click filter > choose account > Select the Checking Account > Choose filter box & click on transaction Type > choose multiple transaction types > Check, Bill Payment, Sales Tax Payment, Paycheck, Payroll Liability Check > Click Filter > Select Cleared > Select No

      Este es el procedimiento.

      Espero esto te ayude.

      Saludos y Exitos,

      Vanessa Ocampo
      http://comousarquickbooks.com/

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  24. Claudia Maria dijo:

    Hola
    Es posible poner notas en las facturas para cada cliente. Es decir que esten grabadas en la informacion de cada cliente y que se generen individualmente?
    Otra: en algunas oportunidades el cliente requiere que el producto se lo envie en una fecha posterior. Puedo manejar esa fecha? el sistema me la puede avisar?

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    • Hola Claudia,

      Si, en la parte inferior de la Factura de cada cliente puedes colocar un MEMO, y alli colocar cualquier informacion que desees que se imprima o no con la factura. Ademas en cada cliente puedes colocar notas, dentro del mismo para tu informacion general e individual.

      Si puedes manejar esas fechas en Reminders, solo tienes que activar los reminders en la parte de Preferencias y cuando necesites que el sistema te acuerde de algun envio, lo colocas en tus Reminders y sencillamente ejecutas la tarea.

      Saludos y Exitos

      Vanessa Ocampo
      http://ComoUsarQuickbooks.com

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  25. Marcos dijo:

    Hola,

    Como agrego consecutivos al numero de factura? Me explico, en mi país los numeros de facturas llevan unas letras y unos numeros: ej. A01001100001 , siendo el ultimo 1 el numero de factura.. como agrego el esos numeros anteriores, cuestion que me salgan por defecto en la factura

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  26. Elian Marin dijo:

    Utilizo el Premier Edition 2013, he personalizado el formato de mis facturas, pero como estoy utilizando multi monedas, en el total me aparece el codigo de la Moneda, y no quiero que aparezca, pues he creado formato personalizado para cada tipo de Moneda(Cordobas y Dolar)
    como hago para que no aparezca el codigo de la moneda en el total de la factura?

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  27. Verónica dijo:

    Buenas tardes,
    Me gustaría saber como puedo cambiar el formato de fecha en las invoices, porque el formato actual es Mes/Día/Año y a veces es confuso, porque si tengo una facura del dia 2 del mes de mayo, me sale el 05/02/2013 y puedo llegar a pensar que la factura es del 2 de febrero.
    Un saludo y gracias,
    Verónica

    P.D: Vivo en España y estaria interesada en conseguir el manual en español, ¿cuanto me costaría recibirlo a España?

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    • Hola Veronica,

      Quickbooks tiene su base en Estados Unidos y por ende el formato de fecha siempre sera Mes y luego el dia. 😦

      En cuanto al manual, he creado un Manual de Quickbooks completamente en Español, que lo recibes gratis al adquirir el Curso de Como Usar QuickBooks. Este Curso, Como Usar Quickbooks en Español, fue diseñado para que todos podamos aprovechar el software en su plenitud y poder realizar todas las tareas contables que requieras para el manejo de la contabilidad de tu empresa. En el mismo enseño paso a paso a como utilizar el software y cuales son los procedimientos mas comunes en las empresas.

      TODO Digital. El Manual es Descargable.

      Lo puedes adquirir en http://ComoUsarQuickbooks.com

      Espero esto te ayude.

      Saludos y Exitos,

      Vanessa Ocampo
      http://comousarquickbooks.com/

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  28. Eliecer dijo:

    Hola, trabajo con la versión Enterprice 12, en el tipo de negocio necesito usar multimoneda, pues tengo clientes en Moneda Local y extrangera, pero como no puedo meter ambos tipos de clientes en una misma cuenta contable creé dos cuentas una en moneda local y otra extrangera, el problema es que al momento de crear facturas el Quickbooks me da consecutivos distintos, y en mi pais no es permitido este hábito, hay alguna manera que pueda facturar y cambiar la entre cuentas contables manteniendo un mismo consecutivo?

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  29. ericka dijo:

    sera que alguien sabe como incluir una columna pero que haga un calculo, es decir deseo incluir PESO ya lo tengo pero al yo fijarle el peso a cada producto que en la factura me multiplique ese peso por la cantidad de cajas… no se como hacerlo, no permite meter formulas, y ese formulario de diseño es extrremadamente basico

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  30. LUISA PARDO dijo:

    Sera que alguien me puede guiar. tengo quickbooks 2013 en la parte inicial o cuando abro el probrama no veo el link de invoices. ni create invoices es posible me explique que debo hacer para que este link aparezca? Muchas gracias. LUISA

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    • Hola Luisa,

      Para nosotros es un placer servirte.

      Por donde iniciaste la configuracion de tu empresa? Iniciaste con la Entrevista? De lo contrario te toca configurarlo manualmente a traves de My Company. Te recomiendo que te suscribas para recibir el Entrenamiento Gratis de QuickBooks que ofrecemos en nuestra pagina y si tienes la posibilidad que adquieras nuestro Curso Como Usar QuickBooks en Español
      Este Curso, Como Usar Quickbooks en Español, fue diseñado para que todos podamos aprovechar el software en su plenitud y poder realizar todas las tareas contables que requieras para el manejo de la contabilidad de tu empresa. En el mismo enseño paso a paso a como utilizar el software y cuales son los procedimientos mas comunes en las empresas.

      TODO Digital. El Manual es Descargable.

      Lo puedes adquirir en http://ComoUsarQuickbooks.com

      Espero esto te ayude.

      Saludos y Exitos,

      Vanessa Ocampo
      http://comousarquickbooks.com/

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  31. Ilsse dijo:

    Hola, quisiera saber si hay opcion de modificar de acuerdo al mes el numero consecutivo de la factura, es decir, en mi compania se utiliza el siguiente formato, si el anio es 2014, y la factura es del mes de enero el formato de numero de factura empieza 1401-001, siendo el 001 el numero consecutivo de factura, pero al acabarse el mes, necesito que me siga generando 1402 (para febrero) habra manera de hacerlo en quickbooks?

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  32. Yafna Ubides dijo:

    Como puedo tener la secuencia de los números de facturas de mis clientes de Quickbooks en Quickbooks online?

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  33. JOSE dijo:

    Hola una consulta: quisiera saber si los bills se puede modificar el formato o agregar mas campos

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  34. Edgar Garcia dijo:

    Buenos Días, tenemos tiempo trabajando con QUickbook y va muy bien. Pero, nos toco hacer una factura que tenia aproximadamente 200 articulos y por necesidad debemos colocar una columna que indique el numero de item (Ej. 1, 2, 3, 4 … 200). Solo he podido colocar la columna de “Referencia” “Modelo” “Descripcion”.

    Alguien ha podido dar con alguna solucion para esto?

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  35. Holly dijo:

    Favor ayudarme!!!! Necesto saber que pasa en mi formato de la factura, ya que tengo todos los datos y el logo de la empresa, pero al momento de imprimir las primeras facturas me salen super bien como deben ser con el logo, pero otras me salen sin el logo….. Necesito me ayuden, ya que tengo qe estar cerrando secion y volver a iniciar, para que me vuelva aparecer el logo en la factura.

    Les agradecere me ayuden con esto. 😦

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  36. Jose dijo:

    Saludos, mi nombre es Jose, en República dominicana utilizamos una secuencia alfanumérica llamada NCF requerida por la agencia recaudadora de impuestos, como podemos lograr que el sistema maneje varios consecutivos ya que los NCF tienen varios tipos de secuencia.

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  37. Juan santana dijo:

    Saludos,

    Tengo un problema para adaptar la factura a una empresa que fabrica jollas.

    Me explico ellos quieren que en una misma linea se hagan 4 cálculos matematicos, y la persona que lo esta adaptando dice que no es posible porque el no puede agregarle campos numéricos adicionales a la factura porque quickbooks solo soporta 2 campos para general el total no hacer 4 carculos en una sola función.

    Me podrías oriental por favor.

    Muchísimas gracias.

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  38. Reymi Nuñez dijo:

    Buenos Dias ,

    Yo quiero saber como pongo los descuento arriba del subtotal. En la fact.

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  39. Freddy dijo:

    buenas tardes deseo saber como personalizo el transation journal para no estar cambiando cada vez que deba imprimir uno

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  40. source dijo:

    Buenas tardes, manejo Quickbooks Premier en mis facturas necesito incluir la columna en donde se refleje el numero de cajas que se estan vendiendo por producto, en donde puedo hacer esto.

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